Neue Serie: Und, was macht ihr eigentlich so?

Den Start machen wir mit unserer Event-Unit. Was viele wahrscheinlich gar nicht auf dem Schirm haben: Wir organisieren jedes Jahr über 50 Events. Von der Planung bis zur Umsetzung liegt innerhalb der BFV Service GmbH alles in den Händen unseres Event-Teams.

Keine/r weiß bei diesem Thema besser Bescheid als Sandra, bei der alle Fäden zusammenlaufen.

Deshalb haben wir Sandra heute gefragt: „Was macht ihr eigentlich so?“

Hi Sandra, schön, dass Du Dir heute Zeit nimmst für uns. Gerade steckst du ja schon in der ersten Hochphase des Jahres. Die Firmenfußballserie B2SOCCER ist in vollem Gange. In nur neun Wochen stehen 14 Turniere auf dem Programm. Das ist ja schon eine organisatorische und logistische Meisterleistung. Erzählst du uns, welche Aufgaben hier in der Eventabteilung zusammenkommen und wie ihr das alles stemmt?

Sandra: Ja du hast recht, das Jahr beginnt immer gleich mit vollem Einsatz bei unserer Firmenfußballserie B2SOCCER. Man darf aber nicht vergessen, dass die Planungen dafür ja schon viel früher losgehen. Die Soccer-Hallen buchen wir zum Beispiel bereits im Juni des Vorjahres. Davon hängt schließlich die gesamte Planung der Turnierserie ab.

Aktuell sind wir mitten in der Umsetzungsphase. Die komplette Logistik und Planung ist organisiert und nun schauen wir, dass alle zur rechten Zeit mit allen Materialien vor Ort sind. Wär ja schon doof, wenn am Ende der Pokal fehlt…

Zum Glück haben wir hier ein starkes Team und alle bisher gelaufenen Events waren ein voller Erfolg. Die Teilnehmer sind glücklich nach Hause gegangen und das Feedback war durchweg positiv.

Bleiben wir kurz bei B2SOCCER. Wie geht ihr hier in der Organisation vor?

Sandra: Wie schon gesagt, als erstes werden die Standorte gecheckt und alle Locations für das kommende Jahr fixiert. Danach geht es für mich an die konkrete Eventplanung. Das beinhaltet die Turnierorganisation mit Turnierleitung und Schiedrichtern, die Abstimmung des Rahmenprogramms, das Catering, Musik und Moderation müssen ebenfalls passen, Helping Hands vor Ort sorgen für einen reibungslosen Ablauf, die Halle muss gebrandet werden und nicht zuletzt braucht man auch Sanitäter. Jeder dieser Punkte ist für sich wichtig und darf nicht vergessen werden. Nur so gehen alle Beteiligten zufrieden nach Hause und hatten ein tolles Erlebnis.

Denn darum geht es ja: Wir wollen allen Teilnehmern ein tolles Erlebnis bieten von dem sie auch danach noch gerne sprechen und das in den Köpfen bleibt.

Gleichzeitig fanden zum Jahresbeginn auch die Bayerischen Hallenmeisterschaften des BFV statt. Hier ist die BFV Service GmbH auch involviert, sofern Partner und Sponsoren diese Plattform nutzen. Was ist hier die Besonderheit?

Sandra: Bei den Bayerischen Hallenmeisterschaften treten wir auf den Plan, sobald Sponsoren mit im Boot sitzen. Dann stimmen wir die Interessen der Partner mit der Umsetzung und Organisation im BFV ab. Unser Ziel ist es natürlich, den Partner bestmöglich vor Ort zu präsentieren. Das geht vom Branding der Halle über das Moderatorenbriefing bis hin zur Einbindung des Partners in der Gruppenauslosung. Unser Vorteil ist hier eindeutig die enge Zusammenarbeit mit dem BFV. Durch kurze Wege und kollegiale Zusammenarbeit schaffen wir es, ein für alle Seiten tolles Event auf die Beine zu stellen.

Neben den Eventwochenenden, die gerade am Laufen sind steckst du bestimmt schon in der Vorbereitung auf die Sommerevents. Erzähl mal, was da alles so ansteht.

Sandra: Im Juni und Juli ist immer die „heiße Phase“ was die ganzen Turnierserien angeht. Diese setzt sich auch im September nochmal fort. Wir haben den Erdinger Meister-Cup, den Kaufland Soccer Cup, den AOK U19-Junioren-Pokal, den Kick-Off zum Toto-Pokal, den Finaltag der Amateure und den Ausbildungsoffensive Bayern Cup auf dem Plan. Daneben finden zwei Sommer B2SOCCER Events in der Sportschule Oberhaching und in Leipzig statt sowie das B2Beachsoccer Turnier. Das sind fast 30 Events, die wir aktuell planen und vorbereiten.

Nehmen wir mal den Kaufland Soccer Cup als Beispiel. Wie geht ihr das konkret vor?

Sandra: Der Kaufland Soccer Cup ist wie auch der Erdinger Meister-Cup auf die sieben bayerischen Bezirke aufgeteilt. D.h. in jedem Bezirk findet ein Vorrundenturnier statt. Am Ende gibt es dann noch ein bayerisches Finalturnier. Acht Events müssen also geplant werden.

Am Anfang steht die Locationauswahl. Wir besichtigen verschiedene Sportanlagen von Vereinen und prüfen, ob sie die Voraussetzungen zur Durchführung des Events erfüllen. Und das allein für den Kaufland Soccer Cup acht Mal.

Danach geht es in die Abstimmung mit den Vereinen und den ehrenamtlichen Mitarbeitern des BFV. Der komplette sportliche Teil muss organisiert werden. Turniermodus, Spielzeiten, Turnierleitung vor Ort, Schiedsrichter, Spielbälle… an alles muss gedacht werden, damit der Kern des Events – das Fußballturnier – reibungslos ablaufen kann. Das alles machen wir in enger Abstimmung mit den hauptamtlichen Mitarbeitern des BFV.

Dann geht es noch um alles was neben dem Platz so läuft. Die Integration des Partners, in diesem Fall Kaufland. Es erfolgt eine enge Abstimmung was sinnvoll und möglich ist. Nur eine gute Aktivierung des Sponsorings führt ja auch beim Partner zum Erfolg. Da freut es uns umso mehr, wenn man wie bei Kaufland mit engagierten und kreativen Leuten zusammenarbeiten darf. Hier geht es vor allem um Dinge, wie Branding, Rahmenprogramm, Moderation und die Siegerehrung. Nicht zu vergessen ist dann selbstverständlich auch die Organisation von Fotografen und Filmleuten. Denn was wäre ein Event ohne die entsprechende mediale Aufbereitung.

Da steckt ja einiges dahinter. Ich nehme an, der Aufwand ist bei anderen Turnieren ähnlich?

Sandra: Ja das stimmt. Natürlich steht jedes Event für sich. Aber durch jahrelange Erfahrung im Bereich Fußball-Events sind wir hier zu echten Experten geworden. Den Erdinger Meister-Cup führen wir dieses Jahr bereits zum 16. Mal durch. Da ist dann die Herausforderung das Event immer attraktiv zu halten und mit der Zeit zu gehen. Auch hier sind wir in engem Austausch mit dem Partner und gemeinsam entwickeln wir das Event immer weiter. So gibt es z.B. seit zwei Jahren die digitale Verlängerung des Events Erdinger Meister-Cup um das Erdinger Meister-Foto. Hier wird die Brücke geschlagen von Live-Event zum digitalen „Erlebnis“. Das funktioniert sehr gut und wird toll angenommen!

Welcher Teil dieser umfassenden Aufgaben ist für Dich der schönste?

Sandra: Am tollsten ist es immer noch, wenn ich live vor Ort bin und sehe, dass es läuft. Wenn alles funktioniert und die Teilnehmer nichts von der ganzen Arbeit die dahintersteckt sehen. Das sind zwar die längsten und anstrengendsten Arbeitstage – aber am Ende sieht man wofür man teilweise ein halbes Jahr geplant hat.

Sandra, vielen herzlichen Dank für die spannende Einblicke und viel Erfolg bei den kommenden Events!

Habt ihr Fragen zu unserer Arbeit oder wollt mehr über Sandra und unsere Event-Unit erfahren? Meldet Euch gerne bei uns – wir freuen uns über jeden Austausch!